Einfach erklärt: Was sind Reisekosten?

Als Reisekosten werden finanzielle Ausgaben bezeichnet, die im Zusammenhang mit einer betrieblich veranlassten örtlichen Entfernung vom üblichen Arbeitsort (Tätigkeitsstätte) im Zusammenhang stehen, bzw. durch diese verursacht werden. Der Sinn, solche Kosten in einer Reisekostenabrechnung zu erfassen ist zum einen, diese einem entsandten Arbeitnehmer entsprechend erstatten zu können, bzw. als Betriebsausgaben geltend zu machen, wenn ein selbstständiger Unternehmer diese verursacht.

In erster Linie sind mit Reisekosten diejenigen Kosten abzugsfähig, die wirklich angefallen sind. Das können beispielsweise Eisenbahn-, Fähr- oder Flugtickets sein, Kosten für Mietwagen, Taxi, Parkplatz u. ä. Ebenso werden die Kosten für Übernachtungen im Hotel und notwendige Transporte vor Ort in voller Höhe als notwendig erachtet und finden in der Buchhaltung entsprechend Berücksichtigung.

Etwas komplizierter wird die Berechnung, wenn mit einem Kraftfahrzeug gereist wird. Hier ist zunächst zu unterscheiden, ob es sich um einen Dienstwagen oder einen privaten PKW handelt. Gehört das Fahrzeug zur Flotte des Arbeitgebers, bzw. ist ein Firmenwagen, werden die anfallenden Kosten wie Kraft- und Hilfsstoffe, eventuelle Reparaturen und Wartungen sowieso in der Firmenbuchhaltung erfasst.

Anders sieht es aus, wenn ein privater PKW zum Einsatz kommt. In diesem Falle gibt es die Wahlmöglichkeit der Erfassung der Kosten durch Einzelnachweis oder durch die Abgeltung durch eine Kilometerpauschale. Die Abrechnung per Einzelnachweis ist etwas kompliziert, da sie voraussetzt, dass neben der Kilometerleistung alle Kosten (Betriebskosten, Steuern, Versicherungen, Abschreibung, Reparaturen und Instandhaltung) für das Fahrzeug genau erfasst und durch entsprechende Belege nachgewiesen werden können.

Laptop und Taschenrechner
Eine korrekte Abrechnung der Reisekosten ist nicht leicht / © pixabay.com – Firmbee

Das ist bei Privatfahrzeugen in der Regel nicht praktikabel. Daher wird normalerweise die Kilometerpauschale gewählt. Derzeit gilt, dass pro auf dieser Dienstreise gefahrenem Kilometer 0,30 € anerkannt und von der Firma erstattet werden. Damit sind alle Fahrtkosten (auch Tanken) abgegolten. Parkgebühren sind durch die Pauschale nicht erfasst, da sie keine Fahrtkosten im eigentlichen Sinne sind.

Auswärts essen ist teurer

Eine weitere Besonderheit der Reisekosten ist der sogenannte Verpflegungsmehraufwand. Dieser soll Mehrkosten decken, die dadurch entstehen können, dass sich der Mitarbeiter teurer als normal verpflegen muss, weil beispielsweise die Betriebskantine nicht zur Verfügung steht oder er sich nicht sein Brot von zuhause mitbringen kann.

Auch hierfür gibt es entsprechende Pauschalen. Die Höhe dieser richtet sich danach, ob die Reise im Inland bleibt oder ins Ausland geht und nach der Dauer der Reise. So werden beispielsweise für Reisen im Inland für den An- und Abreisetag (weniger als 24 Stunden) je 14 € gerechnet und für einen kompletten Tag, also 24 Stunden, 28 €.

Mit den Reisekosten weniger und mit dem Verpflegungsmehraufwand gar nichts zu tun haben Bewirtungsbelege, die z.B. die bei geschäftlichen Besprechungen mit Geschäftspartnern oder Kunden anfallenden Ausgaben für Speisen und Getränke belegen. Dennoch können sie innerhalb der zu erfassenden Reisekosten berücksichtigt und erstattet werden, insofern sie aus privaten Mitteln vorverauslagt wurden.

Ob und welche Kosten die Firma einem Angestellten erstattet, regelt teils das Gesetz, teils liegt es im Ermessen der Firma. Wenn eine Bahnfahrt einen Preis X kostet, der Mitarbeiter aber lieber zum Zielort fliegt, um Zeit zu sparen, muss der Arbeitgeber nur den Preis des Zugtickets erstatten, obwohl die tatsächlichen Kosten höher waren. Generell ist eine korrekte Erfassung und Abrechnung der Reisekosten, gerade auch durch die sich jährlich ändernden Pauschalen besser mit Hilfe von Computerprogrammen empfehlenswert.

Quelle / Fotos: Redaktion

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