Wie Buchhaltung in Unternehmen deutlich vereinfacht werden kann

Zunächst lassen Sie uns einmal klären, was sich hinter dem, stets mit einem Naserümpfen begleiteten Begriff Buchhaltung überhaupt zu verstehen ist. Buchhaltung soll eine zeitnahe Erfassung aller in einem Unternehmen entstehenden Wertveränderungen in einem definierten Zeitraum gewährleisten.

Dazu gehören hauptsächlich Einnahmen durch Verkäufe von Waren oder Dienstleistungen und Ausgaben für Waren und Dienstleistungen, die nötig sind, diese Einnahmen zu erzielen. Diese werden in bestimmte Konten genannte Kategorien unterteilt, um einen genauen Kosten- und Statusüberblick zu jeder Zeit zu bekommen.

Die Sachkonten geben eine genaue Auskunft darüber, wie viel Geld in welchem Zeitraum in welchen Bereichen ausgegeben bzw. eingenommen wurde. Doch damit hört es noch längst nicht auf. Für bestimmte Wirtschaftsgüter wird vom Gesetzgeber eine gewisse Nutzungsdauer veranschlagt und die abnutzungsbedingte Wertminderung wird als sogenannte jährliche Abschreibung in der Buchhaltung ebenso berücksichtigt.

Möglicherweise bedient das Unternehmen Kredite an Gläubiger wie Banken oder Kapitalgesellschaften. Auch diese, deren Tilgungs- und Zinsleistungen werden von der Buchhaltung erfasst. Ferner werden in der Regel von der Buchhaltung alle das Personal betreffenden Ausgaben erfasst, berechnet und ggf. weitergeleitet.

Hierzu gehören die Lohnbuchhaltung und die damit verbundene Abführung der Sozialversicherungsbeiträge, bestimmter Steuern u.a. ebenso wie die Erstattung von Reisekosten oder Verfpflegungsaufwendungen. Die in die Konten gebuchten Zahlen der Buchhaltung über das gesamte Wirtschaftsjahr bilden die Basis für den Jahresabschluss.

Ein Jahresabschluss enthält, je nach Unternehmensart und -größe die Gewinn- und Verlustrechnung und ggf einer Bilanz, die Auskunft über die Aktiva und Passiva und somit die finanzielle Situation eines Unternehmens gibt. Glücklicherweise sind Kleinunternehmer im Sinne des Steuerrechts sowie Freiberufler berechtigt, ihren Gewinn auf vereinfachte Art und Weise zu berechnen.

Taschenrechner — Komplizierte Berechnungen vereinfachen / © pixabay.com

Die Basis für die zu zahlenden Steuern können mit einer einfachen Einnahmen-Überschussrechnung ermittelt werden. Überschreitet der Jahresumsatz bestimmte Dimensionen, wird eine sogenannte doppelte Buchführung verlangt.

Kompliziert ist noch einfach ausgedrückt

Es liegt in der Natur der Sache, dass in der Buchhaltung eines Unternehmens sehr viele verschiedene Rechenoperationen vonnöten sind und diese teils gar nicht ohne fundierte Sachkenntnis erledigt werden können. Man kann davon ausgehen, dass der Gesetzgeber jährlich bestimmte Kennziffern und Werte wie Freibeträge, Pauschalen usw. ändert, was wiederum die Berechnungsgrundlage ändert.

Normalerweise überfordert all das einen Unternehmer, der sich ja schließlich eigentlich hauptsächlich um sein Unternehmen und dessen Erfolg kümmern soll. Daher übernehmen vielfach Steuerbüros die komplette Berechnung und Abwicklung.

Diese erheben allerdings selbst bei wenigen Buchungen und einfachen Strukturen teils stolze Honorare. Der Hauptgrund ist, dass um eine Buchhaltung in einem Unternehmen korrekt zu führen, diese den im Handels- und Steuerrecht festgelegten Regeln entsprechen muss. Hierfür gibt es die sogenannten Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung.

Vereinfachung durch intelligente Programme

Glücklicherweise gibt es heute eine ganze Reihe verschiedener Programme, die durch gezielte Digitalisierung von Dokumenten und Belegen Unternehmen helfen können, die Buchhaltung zu erleichtern. Ein Modul einer Reisekostenmanagement software beispielsweise ist gesetzeskonform in der Lage Rechnungen zu digitalisieren und bis zur Erstattung der Ausgaben alle Schritte des Kostenverwaltungsprozesses für Unternehmen jeder Größe zu automatisieren.

Auf diese Weise können entweder die entsprechenden Geschäftsvorfälle direkt für die eigene Buchhaltung korrekt erfasst oder für die Steuerberatungskanzlei vorbereitet werden. Aktuelle Werte für Pauschalen und Freibeträge werden automatisch angewendet und somit Stolperfallen vermieden.

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