Buchhaltung & Co - Für wen lohnt sich ein Rechnungsprogramm?

Für viele Selbstständige, Freiberufler und Unternehmen gehört das Schreiben von Rechnungen, das Belegen der Zahlungsein- und ausgänge und das Führen eines Kassenbuches nicht gerade zu den Lieblingsbeschäftigungen. Eine gesetzliche Vorschrift dazu, ein Rechnungsprogramm zu nutzen, gibt es nicht.

Wer möchte, kann auch händisch Rechnungen erstellen und eigene Listen so anlegen, wie es als sinnvoll erachtet wird. Je mehr Arbeit im Rechnungswesen nötig ist und je besser die Auftragslage wird, desto unübersichtlicher wird jedoch die Arbeit. Oft ist es dann schwierig, selbst den Überblick zu behalten.

Ein Rechnungsprogramm kann hier Abhilfe schaffen. Für wen lohnt sich die Anschaffung? Wir schauen uns im folgenden Text die Möglichkeiten der Rechnungsprogramme an.

Ist ein Rechnungsprogramm für ein Kleinunternehmen sinnvoll?

Kleinunternehmer haben vom Gesetzgeber vorgegebene Regelungen, die unter anderem ihre Buchhaltung erleichtern. Daher steht bei einem Kleinunternehmer grundsätzlich weniger Arbeit im Rechnungswesen an und ein Rechnungsprogramm ist daher unter Umständen nicht immer sinnvoll. Viele scheuen die Kosten für ein entsprechendes Programm.

Gerade in der Startphase hat ein Gründer nicht viel Geld zur Verfügung. Abhilfe schaffen kann hier die Anschaffung eines einfachen Rechnungsprogrammes, das insbesondere bei den Grundlagen unterstützt. Für Kleinunternehmer gibt es speziell auf die Ansprüche abgestimmte Rechnungsprogramme, die oft durchaus erschwinglich sind und auch bei der vereinfachten Buchhaltung eine große Arbeitserleichterung bieten.

Buchführung ist nicht unbedingt jedermanns Sache – hier kann ein Rechnungsprogramm helfen / (c) pixabay.com – marhiiaf13 via pixabay

Welche Funktionen hat ein Rechnungsprogramm?

Nicht immer ist für das Rechnungswesen eine fachliche Qualifikation vorhanden. Das Rechnungswesen ist für viele eher ein notwendiges Übel, das dennoch Teil der Arbeit ist. Wer eigentlich ein Handwerk erlernt hat, möchte sich mitunter nicht lange mit der Buchführung aufhalten, denn die eigentliche fachliche Qualifikation liegt ganz woanders. Für diese Fälle gibt es auch spezielle Rechnungsprogramme für Handwerker, die die Unternehmensführung erleichtern.

Ein Rechnungsprogramm ermöglicht unter anderem einen Überblick über die Liquidität des Unternehmens. Das ist für die Wirtschaftlichkeit wichtig, so ist immer ein Überblick über Gewinne und Verluste gegeben. Außerdem hilft ein Rechnungsprogramm bei der lästigen Arbeit an der Steuererklärung, für die es viele verschiedene Formulare auszufüllen und Vorgaben zu beachten gibt. Diese ist für viele eine große Herausforderung, da die Regelungen komplex und kompliziert sind. Mit einem Rechnungsprogramm wird dieser Vorgang vereinfacht.

Der wohl größte Vorteil jeder Unterstützung durch das Rechnungsprogramm ist die Zeitersparnis. Es kostet viele Stunden, händisch Rechnungen auszustellen, Mahnungen im Blick zu haben und zu verschicken, einen zeitlichen Überblick zu behalten, Angebote zu erstellen und für alles auch noch ein eigenes Layout zu entwerfen. Das Rechnungsprogramm übernimmt bereits eingegebene Informationen und erleichtert so die Arbeit an den Dokumenten.

Wichtig für viele, die sich für ein Rechnungsprogramm entscheiden, ist auch die Rechtssicherheit. Der Gesetzgeber sieht viele Vorschriften vor, wie die Buchhaltung eines Unternehmens zu führen ist. Ein Rechnungsprogramm berücksichtigt automatisch die gesetzlichen Vorgaben, so dass der Nutzer sich damit nicht mehr befassen muss.

Wer sollte sich ein Rechnungsprogramm anschaffen?

Wer wenig fachliches Know-How besitzt, was das Rechnungswesen betrifft, und auch wenig Muße hat, sich in die gesetzlichen Vorgaben einzuarbeiten, für den kann ein Rechnungsprogramm sinnvoll sein. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um ein Kleinunternehmen oder ein Unternehmen mit hohem Umsatz handelt. Die Zeitersparnis, die durch die Erleichterung bei der Buchführung entsteht, kann für jedes Unternehmen und auch für Selbstständige eine große Erleichterung sein.

Die Entscheidung für ein Rechnungsprogramm richtet sich daher weniger nach der Größe des Unternehmens als nach den persönlichen Vorlieben des Nutzers. Wer fachlich qualifiziert ist, wird sich selbst um das Rechnungswesen kümmern. Wer die finanziellen Mittel problemlos aufbringen kann, wird vielleicht eine eigene Buchhaltung einstellen. Für alle anderen ist ein Rechnungsprogramm eine sinnvolle Alternative.

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