Kassensysteme – Worauf sollten Sie achten?

Ein eigenes Geschäft zu eröffnen erfordert viele Kleinigkeiten, die es zu beachten gilt. Darunter zählt auch, ein geeignetes Kassensystem zu finden, das die Bedürfnisse des Unternehmens erfüllt und unterstützt. Je nachdem, in welcher Branche Sie Ihr Geschäft eröffnen, benötigen Sie bei diesen Geräten spezielle Funktionen.

Ein Kassensystem für ein Vollgastronomiebetrieb beispielsweise sollte den gesamten Service abdecken können: von der Tischreservierung über die Bestellung bis hin zur Endabrechnung. Währenddessen sollte eine Kasse für die Check-Out-Gastronomie, wie zum Beispiel in einem Imbiss, schnell und einfach zu bedienen sein. Anders ist es wiederum mit Kassensystemen für den Einzelhandel, die auch Vorlieben und Gewohnheiten von Kunden mithilfe von Kundenkarten erfassen können.

Bezahlen leicht gemacht / Quelle: Unsplash

Verschiedene Kassensysteme

Es gibt insgesamt fünf verschiedene Typen von Kassensystemen. Daher ist es wichtig zu wissen, worauf Sie achten müssen, wenn Sie sich ein Kassensystem kaufen möchten:

Die offene Ladenkasse ist wohl die altmodischste Version und wird noch von einigen kleinen Unternehmen verwendet. Da diese Kasse jedoch keinerlei digitale Unterstützung mit sich bringt, ist der Unternehmer verpflichtet, seinen Kassenbestand täglich exakt nachzuzählen und Einnahmen wie Ausgaben genaustens zu dokumentieren. Leider ist dieser Kassentyp nicht Finanzamt konform, sodass der Bürokratieaufwand hoch ist.
Die elektronische Registrierkasse ist sozusagen eine Ladenkasse mit Tasten, ermöglicht aber eine Datenspeicherung. Dementsprechend ist sie auch Finanzamt konform. Der Preis wird mithilfe der Artikelnummer eingegeben oder per Barcodescanner ermittelt und das System addiert am Ende den zu zahlenden Gesamtbetrag.
Die PC-Kasse ist einer elektronischen Registrierkasse nicht ganz unähnlich. Der Unterschied ist dabei jedoch, dass der Preis nicht mehr manuell eingegeben werden muss, da die einzelnen Artikel zuvor im System eingegeben wurden. Wichtig ist, dass die Kassensoftware auf das Betriebssystem abgestimmt ist. Nur so kann eine steuerkonforme Datenspeicherung erfolgen. Ein Nachteil ist allerdings, dass einzelne PC-Kassen nicht direkt miteinander verbunden sind und mitunter jeder PC einzeln (z. B. bei Preisänderungen) upgedatet werden muss.
POS (Point-of-Sale) Kassensysteme können auf die bestimmten Bedürfnisse einzelner Branchen zugeschnitten werden. So können beispielsweise verschiedene Hardwareprodukte für die Software genutzt werden: Kassenterminals, Smartphone, Tablets oder PCs. Die Datenspeicherung erfolgt in aller Regel in einer Cloud. Von dort aus können die Informationen direkt an das Finanzamt per Export gesendet werden. Ein großer Vorteil ist, dass sich POS Kassensysteme leicht um weitere Kassen erweitern lassen, da sie zentral gesteuert werden.
Das moderne iPad-Kassensystem läuft ebenfalls mit einer POS-Software. Jedoch ist diese dadurch erweitert, dass der Handel vor Ort mit dem Onlinegeschäft verknüpft werden kann. Mitarbeiter sind mit der Hilfe von so einem Kassensystemflexibler und können sich sogar mit ihm auf der gesamten Verkaufsfläche bewegen. Meist folgen diese Kassen einem All-in-One-Prinzip, wodurch dem Verkäufer noch andere Aufgaben wie beispielsweise die Abrechnung abgenommen oder erleichtert werden. Zudem haben Verkäufer mit dem iPad alle nützlichen Informationen über die verschiedene Produkte direkt abrufbar immer dabei. Die Daten werden genau wie bei anderen POS-Kassensysteme in einer Cloud Finanzamt konform gespeichert.

Steuerrechtliche Anforderungen in Deutschland für Kassensysteme

Wenn Sie sich für ein Kassensystem entscheiden, müssen Sie dringend darauf achten, dass dieses den Anforderungen der KassenSichV entspricht. Die Kasse muss in der Lage sein, alle Einnahmen und Ausgaben detailliert zu protokollieren. Neben der Speicherungspflicht müssen die Daten so gesichert sein, dass sie nicht nachträglich verändert werden können.