TSE-zertifizierte elektronische Kassensysteme

Das Kassengesetz existiert, damit die Einträge von Registerkassen nicht mehr einfach manipuliert werden können. Ein wesentlicher Teil der damit zusammenhängenden Vorgaben sind TSE-zertifizierte Kassensysteme. Diese technische Sicherheitseinrichtung gibt es in Form von Hard- und Software, die die verpflichteten Unternehmen nutzen können. Was muss man dabei beachten?

Gesetzliche Anforderungen für Kassen von Gastronomiebetrieben und Co.

Es gibt eine Reihe von Gesetzen und Vorgaben, an die sich steuerpflichtige Betriebe, die Kassensysteme nutzen, halten müssen. Dazu gehören:

die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV),
die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff),
eine Belegpflicht (TSE-Verpflichtung)
und vieles mehr.

Zusammengefasst werden sie in dem aktuellen Kassengesetz(Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen). Es soll zu mehr Transparenz und Steuergerechtigkeit führen.

Frau beim Shopping an der Kasse / Photo by Blake Wisz on Unsplash

Das Kassengesetz

Das Kassengesetz beschreibt die Anforderungen und Pflichten einer ordnungsgemäßen und nachvollziehbaren Kassenführung. Es wurde bereits im Dezember 2016 eingeführt.

Zur Umsetzung der Vorgaben gab es bisher aber noch Übergangspflichten. Diese sind mit wenigen Ausnahmen seit dem März 2021 abgelaufen. Nun müssen sich alle steuerpflichtigen Unternehmen an die gesetzlichen Anforderungen von Registerkassen halten.

Wer sie nicht umsetzt, muss mit Geldbußen von bis zu 25.000 €

Unternehmen, die ihre Systeme komplett austauschen müssen, haben mitunter bis zu dem 31. Dezember 2022 Zeit, dies umzusetzen.

Pflichten und Anforderungen für steuerpflichtige Unternehmen

Zu den Inhalten des Gesetzes gehört beispielsweise,

dass durch Pflichtbelege eine Protokollierung der Kassendaten stattfinden muss,
welche Angaben auf einem Pflichtbeleg vorhanden sein müssen,
welche Aufbewahrungspflichten gelten
und vieles mehr.

Die in dem Kassengesetz enthaltene Kassensicherungsverordnung und Belegpflicht besagen, dass alle Kassen- und elektronische Aufzeichnungssysteme über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen müssen.

Diese Verpflichtung wird durch eine TSE-Kasse realisiert. Die Unternehmer, die von dem TSE-Gesetz betroffen sind, müssen sich selbst um die Anschaffung des geeigneten Kassensystems kümmern und die Anschaffungskosten selbst tragen.

Die Übergangsfrist dieser Einführung ist im März 2021 abgelaufen. Eine Ausnahme betrifft die Betriebe, deren Registerkassen nicht mit der TSE kompatibel sind. Diese Unternehmen können nachweisen, dass ihr Kassensystem nicht umbaubar ist, und haben danach bis zum 31. Dezember 2022 Zeit, ein neues System einzurichten.

Danach muss der Betrieb zudem dem zuständigen Finanzamt melden, dass die TSE in ihrem digitalen Kassensystem installiert wurde.

Was ist TSE?

Die Abkürzung TSE beschreibt zertifizierte elektronische Sicherheitseinrichtungen für Kassensysteme. Ist ein TSE-System mit einer Kasse verbunden, zeichnet dieses alle Transaktionen, die hier durchgeführt werden, auf und verhindert, dass Aufzeichnungen nachträglich gelöscht oder geändert werden können.

Dafür kann man Kassen kaufen, die die TSE als Hardwarekomponente besitzen, oder ein bestehendes Kassensystem durch eine TSE-Software ergänzen. Wichtig ist, dass der Anbieter des TSE-Systems durch die Behörden zertifiziert wurde. Dann ist dessen Soft- oder Hardware gesetzeskonform und eignet sich für die Umsetzung der Belegpflicht und Co.

Durch die TSE und die Anmeldung des Systems bei dem zuständigen Finanzamt kann die jeweilige Finanzverwaltung schneller die relevanten Daten aus dem Kassensystem abrufen, um sie bei Steuerprüfungen zu nutzen und das Einhalten der Gesetze zu kontrollieren.

Sowohl Betriebe als auch das Amt können mit der Nutzung des TSE-Systems Zeit sparen. Man muss nicht mehr manuell nachweisen, dass Abrechnungen stimmen, und durch den flexiblen Zugriff und die vielen Automatisierungsmöglichkeiten einer digitalen Technologie können die Daten leichter geprüft und Steuerabrechnungen schneller bearbeitet werden.

TSE-Hardware

Die TSE-Hardware ist in der Kasse eingebaut, beispielsweise als Festplatte, oder kann in Form eines USB-Sticks, einer Speicherkarte oder einer externen Festplatte in das elektronische Kassensystem eingefügt werden.

Hier müssen wir dafür sorgen, dass das Speichermedium genügend Platz hat, um die Daten aufzunehmen. Werden die Daten nicht zusätzlich in einem digitalen Speicher festgehalten, müssen wir zudem darauf achten, Beschädigungen oder ein Verlustrisiko zu minimieren.

TSE-Software

Bei der TSE-Software wird das digitale Kassensystem mit einer Cloud verbunden. Die Aufzeichnungen der TSE werden durch die dazugehörige Software automatisch in der Cloud gespeichert.

Damit können wir als Besitzer von überall auf diese Daten zugreifen und einen Überblick über die Geschäfte erhalten. Durch diese Angebote müssen wir uns zudem in der Regel nicht um die Begrenzung des vorhandenen Speicherplatzes sorgen.

Fazit

Durch eine TSE-Kasse halten Unternehmer nicht nur die Gesetze ein. Sie erleichtern, wie mit vielen anderen digitalen Werkzeuge für die Gastronomie, auch ihre eigene Arbeit und können viele Prozesse effizienter gestalten. Deshalb lohnt sich die Umsetzung der Vorgaben auch für die Betriebe. Wer noch die Übergangspflicht bis zum Dezember 2022 wahrnehmen kann, profitiert deshalb davon, die Einführung der neuen, konformen Kassensysteme so schnell wie möglich umzusetzen. Dafür eignen sich sowohl TSE-Software als auch Hardware.

Quelle / Foto: Redaktion