Firmenfeier Hamburg planen: 10 Tipps f. ein gelungenes Event

Es ist ein Dienstag im Mai, und auf dem Monitor klebt ein Post-it mit einem einzigen Wort: „Sommerfest“. Sie rufen die fünfte Location an, und zum fünften Mal fällt derselbe Satz: Für den Wunschtermin im Oktober ist längst alles vergeben. Die schönen Räumlichkeiten in Hamburg sind oft Monate im Voraus weg, vor allem wenn es sich um beliebte Termine handelt. Bei einer Firmenfeier müssen Sie Termin, Location, Catering und Technik parallel planen und gleichzeitig sind diese voneinander abhängig.

Ohne festen Termin finden Sie keine Location, und ohne Location wird die Wahl der passenden Caterer und Eventtechniker schwierig. Ein früher Start und ein guter Überblick ersparen Ihnen den Stress in der Woche vor dem Fest. In Hamburg stehen für eine gelungene Firmenfeier viele Orte zur Wahl: eine historische Lagerhalle in der Speicherstadt, ein Loft mit Backsteinwänden im Hafengebiet, ein Restaurantschiff auf der Elbe oder eine Dachterrasse mit Blick über die Dächer der Stadt. Die folgenden zehn Tipps führen Sie durch die Planung Ihrer Feier, um Ihnen die Aufgabenorganisation zu erleichtern.

Eine tolle Firmenfeier in Hamburg organisieren / (c) unsplash

Wann sollten Sie mit der Planung beginnen?

Der häufigste Grund für Stress kurz vor der Feier ist ein zu spät gewählter Termin.

Tipp 1: Planen Sie sechs bis neun Monate Vorlauf ein. Beliebte Hamburger Locations sind für das letzte Jahresquartal oft schon im Frühjahr ausgebucht, und rund um mögliche Großereignisse wie den Hafengeburtstag oder die Cruise Days steigen die Preise und die Anfahrtszeiten deutlich. Mit genug Vorlauf können Sie die Location noch frei wählen und haben zudem noch eine große Auswahl, wenn es um die Beauftragung von Caterern, Eventtechnikern und die Zusammenstellung des Programms geht.

Tipp 2: Prüfen Sie den Termin auf Kollisionen. Bevor Sie das Datum festlegen, klären Sie einige Fragen:

Fällt der Wunschtermin in eine Hamburger Ferien- oder Brückentagswoche, in der viele Gäste verreist sind?
Kollidiert er mit einer Messe oder einem Stadtfest, das Hotels und Straßen füllt?
Bleibt genug Zeit, um Einladungen mit einer Rückmeldefrist von etwa drei Wochen zu verschicken?
Haben Ihre Wunsch-Dienstleister an diesem Datum überhaupt Kapazität?

Welche Location passt zu Ihrer Firmenfeier?

Schon beim Betreten merken die Gäste, welche Stimmung der Raum ausstrahlt.

Tipp 3: Wählen Sie den Raum passend zur Gästezahl. Die Raumgröße sollte zur Anzahl Ihrer Gäste passen, sonst leidet schnell die Stimmung. In einer Halle für 300 Personen wirken 60 Gäste schnell verloren. Das liegt daran, dass sich der Raum leer anfühlt und es schwierig wird, Feierlaune aufkommen zu lassen. Ein zu kleiner Raum bringt das gegenteilige Problem. Wenn sich alle auf engem Platz drängen, wird es schon vor dem Hauptgang stickig und laut, die Gäste stehen sich gegenseitig im Weg, und entspanntes Netzwerken wird schwierig. Achten Sie deshalb auf die Angaben der Location zur maximalen und zur empfohlenen Personenzahl. Die empfohlene Zahl liegt meist niedriger, weil sie Platz für Bühne, Buffet, Tanzfläche und Sitzbereiche einrechnet. Planen Sie außerdem etwas Puffer ein, falls kurzfristig doch noch mehr Gäste zusagen als erwartet.

Tipp 4: Prüfen Sie die Rahmenbedingungen. Manche Punkte gehen im Trubel der Vorfreude unter:

Wie gut ist die Location mit Bus und Bahn erreichbar, und gibt es Parkplätze für Gäste, die von außerhalb anreisen?
Lässt sich der Raum abdunkeln, falls Sie eine Präsentation oder eine Lichtshow planen?
Sind ausreichend Stromanschlüsse für das Catering, die Musik, die Beleuchtung und spezielle Eventtechnik vorhanden?
Wie sind die Lärmauflagen vor Ort, wenn die Feier bis in die Nacht gehen soll?

Tipp 5: Planen Sie eine wetterfeste Alternative. In Hamburg kann das schnell passieren. Aus dem geplanten Sonnenuntergang auf der Dachterrasse wird Nieselregen, und dann brauchen Sie einen überdachten Bereich, der 120 Gäste trocken unterbringt.

Wie behalten Sie Ablauf, Catering, Budget und Programm im Griff?

Tipp 6: Bauen Sie einen Ablaufplan mit fester Verantwortung. Legen Sie feste Zeitfenster für Ankommen, Begrüßung, Essen, Ehrung und Abendprogramm fest, damit keine Hänger entstehen, in denen die Stimmung abkühlt. Planen Sie zwischen den Punkten kleine Puffer ein, denn eine Rede dauert selten so lang wie geplant. Benennen Sie außerdem mindestens eine Person, die den Abend im Blick behält, die Dienstleister koordiniert und bei Verzögerungen ruhig gegensteuert.

Tipp 7: Klären Sie die Anforderungen an das Catering früh. Fragen Sie die Ernährungsgewohnheiten Ihrer Gäste schon mit der Einladung ab, damit vegetarische, vegane, glutenfreie und allergikerfreundliche Optionen nicht zur Randnotiz werden. Überlegen Sie auch, welche Form zum Abend passt. Ein Buffet ist flexibler als ein festes Menü und kommt mit unterschiedlichen Essenszeiten zurecht. Allerdings benötigen Sie auch genug Ausgabestationen, damit keine langen Schlangen entstehen. Fingerfood eignet sich, wenn die Gäste viel in Bewegung sind und Netzwerken sollen. Besprechen Sie die Menge mit dem Caterer und planen Sie lieber etwas mehr ein, denn ein leeres Buffet um 21 Uhr fällt negativ auf.

Tipp 8: Teilen Sie das Budget auf und halten Sie einen Puffer. Verteilen Sie das Gesamtbudget auf die großen Posten. Dazu gehören die Location, das Catering, die Eventtechnik und die Programmplanung. Schreiben Sie dafür einen realistischen Betrag neben jeden dieser Posten. Legen Sie zusätzlich etwa zehn Prozent als Reserve zur Seite. Diese Reserve federt ab, wenn kurz vor knapp doch noch eine zusätzliche Rednerinsel, ein größerer Getränkevorrat, ein Shuttle für Gäste ohne Auto oder eine spontane Programmerweiterung nötig wird. Holen Sie für die größeren Posten früh Angebote ein, dann sehen Sie schnell, wo das Budget knapp wird, und können gegensteuern, solange noch Zeit ist.

Tipp 9: Setzen Sie Programm-Höhepunkte mit Pausen. Gute Höhepunkte auf einer Firmenfeier beziehen auch Ihre Gäste ein. Das kann eine kurze Ehrung langjähriger Mitarbeitender sein, eine Fotobox mit Hamburg-Motiven ein Quiz über die Firmengeschichte oder eine Live-Band sein, die die beliebtesten Songs der Belegschaft performt. Achten Sie aber darauf, nicht zu viele Programmpunkte aneinander zu reihen. Das kann ermüden. Planen Sie deshalb bewusst freie Phasen ein. In diesen Minuten am Tisch oder an der Bar kommen die Gäste ins Gespräch.

Welche Technik braucht Ihre Firmenfeier?

Tipp 10: Denken Sie die Technik früh mit. Technik landet in der Planung oft weit hinten auf der Liste. Dabei fällt sie am Abend sofort auf, wenn etwas hakt. Wenn das Mikrofon bei der Ansprache pfeift oder der Beamer statt der Jubiläums-Bilder nur eine Fehlermeldung anzeigt, bleibt das nicht unbemerkt. Für die meisten Feiern ist die folgende Veranstaltungstechnik daher unbedingt zu empfehlen:

eine Tonanlage mit Funkmikrofon, die auch bei 150 Gästen und Hintergrundgeräuschen jede Rede verständlich überträgt
eine Lichtanlage, die den Empfang in warmes Licht taucht und später die Tanzfläche in Szene setzt
eine Leinwand oder LED-Wall für die Rückschau auf das Firmenjahr, für Fotos oder eine kurze Videobotschaft
ein Techniker vor Ort, der bei einem plötzlichen Aussetzer sofort eingreift, statt den Abend ins Stocken geraten zu lassen

Wie das in der Praxis aussehen kann, zeigt dir das nachfolgende, fiktive Beispiel:

Stellen wir uns eine Hamburger Softwarefirma vor, die ihr 20-jähriges Bestehen mit 180 Gästen in einer Lagerhalle in der Speicherstadt feiert. Für die technische Umsetzung beauftragt das Unternehmen ETnord, einen Experten für Veranstaltungstechnik aus Hamburg. In der leeren Halle mit ihren Backsteinwänden hallt jedes Wort deutlich nach. Deshalb richtet das Team die Lautsprecher gezielt auf die Sitzbereiche aus und stimmt die Beschallung so ab, dass Sprache möglichst direkt und verständlich bei den Gästen ankommt, ohne unnötig viel Schall in den Raum abzugeben.

Für die Reden baut das Team eine kleine Bühne mit zwei Funkmikrofonen auf, damit auch spontane Rednerinnen und Redner ohne Kabel ans Mikro können. Über den Abend wechselt das Licht vom warmen Empfang zu kräftigen Farben auf der Tanzfläche, während eine große LED-Wand unterschiedliche Fotos aus zwanzig Firmenjahren zeigt.

Fazit: Der Erfolg Ihrer Feier liegt in der Vorbereitung

Am Ende zählt, wie gut Sie sich vorbereitet haben. Die meisten Weichen für einen guten Abend stellen Sie in den Wochen davor. Arbeiten Sie die zehn Tipps früh ab, dann müssen Sie am Festtag selbst kaum noch etwas erledigen. Erfahrene Dienstleister nehmen Ihnen dabei die Aufgaben ab, die Sie nicht selbst stemmen wollen.

Quelle / Foto: (c) compagnons-uhfb85y_b-u-unsplash.jpg