Digitale Speicherung oder voller Aktenschrank: Datenschutz wie Sie ihn wollen

Datenschutz ist ein wichtiger Bestandteil im Unternehmen. Zwar nimmt die digitale Speicherung zu, aber dennoch sind Akten immer noch vorhanden. Sie sind beispielsweise in der Personalabteilung bezüglich der Personalakte, bei Projekten bezogen auf schriftliche Kundenverträgen und -unterlagen und wichtiger Aufschriften oder Bauplänen vorhanden.

Das hat den Hintergrund, dass es eine gesetzliche Verpflichtung zur Aufbewahrung gibt und eine Sicherheit für beide Vertragsparteien darstellt, gewisse Unterlagen schriftlich und somit im Original zu lagern. Sind nun allerdings die Aufbewahrungsfristen vorbei, können sie vernichtet werden. Dies muss allerdings unter der Beachtung der DSGVO und DIN 66399 vollzogen werden.

Kostet viel Geld und macht jede Menge Arbeit
Kostet viel Geld und macht jede Menge Arbeit (c) pixabay

Diese Lagerung hat manchmal ihre ganz eigenen Probleme. Denn sie fordert ihren Platz. Gerade kleine Niederlassungen, Ingenieurbüros, Agenturen und Studios weisen diesen Platz nicht auf. Oftmals kommt es sogar dazu, dass extra Räume zur Lagerung angemietet werden müssen. Das sind Sonderkosten, die leider hinzukommen.

Verzichten die genannten Büros hingegen auf eine Extra-Miete, füllt dies die eigenen Büros dermaßen an, dass manchmal eine gewisse Unordnung entsteht. Deswegen ist eine Vernichtung unnötiger Akten immer sukzessiv zu prüfen und zu vollziehen, damit neuer Platz geschaffen wird.

Es gibt fachgerechte Hilfen

Es gibt jedoch externe Hilfen, die den Unternehmen zur Verfügung stehen. Diese sind sogar oftmals günstiger als gedacht. Zudem vernichten solche die Akten in der Form, dass sie nach den gesetzlichen Auflagen unkenntlich gemacht werden. Die Aktenvernichtung Hamburg ist beispielsweise solch eine Unterstützung. Hier können Kundenunternehmen im Onlineshop einfach ihre speziellen Aktenvernichter bequem auswählen, die sie brauchen.

Denn sie sind in diverse Stufen und Kategorien unterteilt. Neben normalen Papier-Akten gibt es auch Datenträger und Festplatten, die unterschiedlich unkenntlich gemacht und vernichtet werden sollten. Darauf müssen die Unternehmen ebenfalls achten, dass jedes Material seine entsprechende Entsorgung bekommt. Zudem sind kleinste Mengen entsorgbar und somit kostengünstig zu gestalten. Beispielsweise sind das maximal 60 Aktenordner, die sich zu einer Kleinstmenge formieren.

Das ist eine bequeme Angelegenheit gerade für kleinere und mittelständische Unternehmen. Für die angesprochenen sensiblen Datenträger oder auch Dokumente mit hoher Sicherheitsstufe sind die Sicherheitsbehälter angezeigt. Sie können bequem von den Unternehmen angefordert werden und stehen sogar 10 Tage mietfrei vor Ort.

Es lohnt sich also, einen Zeitraum für die persönliche Vernichtung anzuberaumen und einzuplanen. Die Abholung findet anschließend nach Absprache mit dem Dienstleister statt. Falls die Kunden sogar einen regelmäßigen Bedarf haben und die Entsorgungszeiträume einplanen können, ist ein Sicherheitsbehälter auch turnusmäßig zu bestellen. Dann ist immer zugesichert, dass der Dienstleister die nutzlosen Daten aus dem Bestand entnimmt und fachgerecht entsorgt.

Schließlich ist das Angebot sehr nachhaltig. Denn die Unternehmen tun der Umwelt und Natur etwas Gutes, da sie das Material richtig entsorgen. Das bedeutet gleichzeitig, dass das Schredder-Material wiederverwendet wird. So wird normalerweise und beispielsweise das Aktenmaterial zu Tissue-Papier wieder genutzt. Falls bei den ganzen Angeboten nichts Fachgerechtes dabei sein sollte, kann das genannte Dienstleistungsunternehmen auch Individuallösungen anbieten, die mit den Unternehmen besprochen werden.

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