Geschäftsreise Tipps für besseren Umgang mit Geschäftsreisen

Müssen Sie bei Ihren Arbeitseinsätzen häufig geografisch umziehen? Mit der Entwicklung des internationalen Handels führen heute immer mehr Aufträge dazu, dass die Mitarbeiter eines Unternehmens Geschäftsreisen unternehmen müssen. Diese Geschäftsreisen sind in einigen Berufen eine echte Notwendigkeit, um Kunden zu akquirieren, ihre Produkte und Dienstleistungen zu verkaufen, an Versammlungen teilzunehmen, Verbindungen zu Kunden, Lieferanten und Interessengruppen des Unternehmens herzustellen…

Geschäftsreisen stellen also einen echten Mehrwert für das Unternehmen dar, sind aber auch mit Kosten verbunden. Daher ist es wichtig, die Geschäftsreisen gut zu organisieren, damit sie so effizient wie möglich sind.

Hier sind unsere vier Tipps, wie Sie Ihre Geschäftsreisen besser planen und organisieren können.

Optimieren Sie Ihre Transportmittel

Das Ziel ist es, die Reisezeit so kurz wie möglich zu halten. Die Wahl der richtigen Zeiten und eines geeigneten Transportmittels ist der Schlüssel dazu, dass Sie auf Ihren Geschäftsreisen keine Zeit (und kein Geld) verlieren. Die Frage des Budgets ist von entscheidender Bedeutung. Vermeiden Sie Umwege oder Wartezeiten, indem Sie z. B. eine Reiseroute planen, die mehrere Punkte miteinander verbindet. So vermeiden Sie, dass Ihre Mitarbeiter Zeit in den Verkehrsmitteln verlieren und bei langen Pausen ermüden.

Das Auto ist eine Option, die wegen ihrer Flexibilität oft genutzt wird, aber sehr schnell ihre Grenzen aufzeigt. Benzin hat heutzutage einen beträchtlichen Preis, die Fahrzeit kann ermüdend sein und das wirkt sich dann auf die Arbeitsfähigkeit des Fahrers aus. Das Auto ist immer noch eine gute Option als Ergänzung zu einem anderen Transportmittel (Zug, Flugzeug). Sie können also z. B. für kurze Fahrten vor Ort über einen Mietwagen nachdenken.

Der Zug hat seine Vorteile, insbesondere die Möglichkeit, sich auszuruhen, zu arbeiten und die nächsten Sitzungen und Termine vorzubereiten, während man unterwegs ist.

Das Flugzeug ist eine Wahl, die es zu analysieren gilt. Bei bestimmten Entfernungen kann es sich nämlich als billiger erweisen als der Zug und bietet die gleichen Vorteile. Man muss jedoch an die zusätzlichen Zeiten für das Ein- und Aussteigen denken. Um diesen Nachteil auszugleichen, ist der beste Weg, einen Privatjet zu chartern. Dieser ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, eine Reise zu genießen, die auf ihre Anforderungen zugeschnitten ist (Abflug- und Ankunftsort, Flugzeiten, Ruhe, Sicherheit).

Der Privatjet ist oft eine Option, die als teuer gedacht wird. Doch das ist nicht unbedingt der Fall! Vor allem bei Geschäftsreisen in kleinen Gruppen kann ein Privatjet günstiger sein als ein Flug mit einem Verkehrsflugzeug und Ihren Mitarbeitern gleichzeitig Zeit, Geld und Ruhe verschaffen. Einen relativ kurzen Flug von A nach B zu wählen, ist jedoch nicht die umweltfreundlichste Option. Anbieter wie der Flugvermittler AEROAFFAIRES ermöglichen es Ihnen daher, Ihren Privatjet für Geschäftsreisen zu buchen und gleichzeitig Ihre Emissionen zu kompensieren, dank ihrer Sky-CO2-Initiative.

Vergessen Sie die Nebenkosten nicht

Auch hier ist Organisation das Schlüsselwort, um Nebenkosten auf Geschäftsreisen zu vermeiden. Denken Sie daran, Ihre Buchungen (Transport, Hotels, Mahlzeiten) im Voraus zu tätigen. Wenn Ihre Reisen beispielsweise unsicher sind, sollten Sie sich für zusätzliche Stornierungs- oder Umbuchungsoptionen entscheiden. Das ist zwar mit zusätzlichen Kosten verbunden, verschafft Ihnen aber einen gewissen zusätzlichen Freiraum.

Kleine indirekte Ausgaben sind am schwierigsten zu planen, aber es ist entscheidend, sie zu kontrollieren. Mahlzeiten zum Beispiel können in Form von zusätzlichen Terminen optimiert werden. Wenn Sie früh genug planen, finden Sie mit ein wenig Organisation die Zeit, jeden Moment des Tages optimiert auszufüllen, um dann Ihren Mitarbeitern mehr Ruhe bei der Erholung und der Wiederaufnahme ihrer Arbeit zu bieten. Ein dichter, aber machbarer und kontrollierter Terminkalender ist also möglich!

Stellen Sie ein Ausgabenbudget auf

Viele Mitarbeiter haben heute einen gewissen Freiraum bei der Buchung von Mitteln für ihre Geschäftsreisen (Transport, Hotels, Spesenabrechnungen). Um diesen Ausgaben einen Rahmen zu geben, erstellen viele Unternehmen Firmen Reiserichtlinien, die es ermöglichen, innerhalb des von der Finanzabteilung vorgegebenen Budgetrahmens zu bleiben und die Abweichungen einiger zu begrenzen.

Hören Sie Ihren Mitarbeitern zu

Eine Geschäftsreise zu organisieren bedeutet auch, auf die Wünsche des Hauptbetroffenen einzugehen: des reisenden Mitarbeiters. Jeder Mitarbeiter ist einzigartig und hat seine eigenen Reisevorlieben, seine eigenen Grenzen in Bezug auf Müdigkeit, seine Bedürfnisse nach Wahrung der Intimsphäre usw. Jeder Mitarbeiter erlebt seine Geschäftsreisen auf seine eigene Weise.

Manche ziehen positive Aspekte daraus: Sie fühlen sich wertgeschätzt, sind verantwortlich und sogar dankbar, wenn sie neue Städte und Länder kennenlernen können. Andere nehmen es anders auf: Sie können gestresst oder ängstlich sein… Es ist daher entscheidend, dass Sie Ihre Mitarbeiter schon beim Buchungsprozess gut unterstützen. Der Mitarbeiter muss sich sicher fühlen und schon vor der Abreise über die Bedingungen und den Zeitplan der Geschäftsreise Bescheid wissen.

Sorgen Sie dafür, dass Sie für ihn erreichbar sind und alle seine Fragen vor, aber auch während der Reise beantworten. Die interne Kommunikation ist von entscheidender Bedeutung. Wenn Ihr Mitarbeiter regelmäßig reist, sollten Sie auf sein Feedback und seine Bemerkungen zu früheren Reisen eingehen. Ziel ist es, dass Ihr Mitarbeiter einen klaren Kopf behält, damit er nach Antritt der Geschäftsreise so effizient wie möglich arbeiten kann.

Quelle / Foto: Redaktion