Viele Unternehmen sind gesetzlich dazu verpflichtet, ihre Geschäftsvorgänge vollständig und nachvollziehbar zu dokumentieren. Abhängig von der Rechtsform, der Umsatzhöhe und des Gewinns greifen unterschiedliche Vorschriften, die eine ordnungsmäßige Buchführung erforderlich machen. Sowohl Existenzgründer als auch bestehende Betriebe müssen prüfen, ob eine handels- oder steuerrechtliche Buchführungspflicht besteht. Unkenntnis schützt nicht vor Konsequenzen.

Digitale Systeme können bei der Umsetzung der Buchführungspflicht unterstützen / (c) freepik

Bedeutung der ordnungsmäßigen Buchführung

Die ordnungsmäßige Buchführung stellt sicher, dass alle betrieblichen Vorgänge systematisch erfasst und dokumentiert werden. Das betrifft Einnahmen, Ausgaben, Forderungen, Verbindlichkeiten und weitere steuerrelevante Daten. Die rechtlichen Grundlagen finden sich in § 238 Handelsgesetzbuch (HGB) sowie in den §§ 140 und 141 der Abgabenordnung (AO).

Zusätzlich sind die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung in elektronischer Form, kurz GoBD, zu beachten. Diese legen fest, wie digitale Aufzeichnungen beschaffen sein müssen. Dazu zählen insbesondere Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit, zeitgerechte Erfassung und strukturierte Ablage. Die Details zu diesem Thema wurden im kostenlosen E-Book von Lexware zusammengefasst.

Wann besteht eine gesetzliche Buchführungspflicht?

Die Pflicht zur ordnungsmäßigen Buchführung ergibt sich aus dem Handelsrecht und dem Steuerrecht. Nach § 238 Handelsgesetzbuch ist jeder Kaufmann zur Buchführung verpflichtet. Diese Vorschrift gilt unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße, sofern bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Buchführungspflichtig sind:

Einzelkaufleute, wenn Art und Umfang ihres Gewerbebetriebs einen kaufmännisch eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordern
Personengesellschaften wie offene Handelsgesellschaft (OHG) und Kommanditgesellschaft (KG)
Kapitalgesellschaften wie Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) und Aktiengesellschaft (AG)
eingetragene Kaufleute (e. K.), sofern keine gesetzliche Befreiung nach § 241a HGB besteht

Eine Ausnahme gilt für Einzelkaufleute mit geringem Umsatz und Gewinn. Wer im Jahr nicht mehr als 600.000 Euro Umsatz erzielt und einen Gewinn von höchstens 60.000 Euro erreicht, ist von der handelsrechtlichen Buchführungspflicht befreit.

Auch steuerrechtliche Regelungen können zur Buchführung verpflichten. Die Abgabenordnung schreibt eine solche Pflicht vor, wenn bestimmte Schwellenwerte überschritten werden. Betroffen sind:

Gewerbebetriebe mit einem Jahresumsatz über 600.000 Euro
Gewerbebetriebe mit einem Jahresgewinn über 60.000 Euro
Land- und Forstwirte mit einem Einheitswert über 25.000 Euro
sonstige steuerlich relevante Betriebe nach § 140 Abgabenordnung

Freiberufler sind von dieser Pflicht ausgenommen. Sie führen keine doppelte Buchhaltung, sondern erfassen ihre Einnahmen und Ausgaben im Rahmen einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung.

Welche Folgen entstehen bei Missachtung?

Wird die Buchführungspflicht ignoriert oder unvollständig umgesetzt, drohen erhebliche Nachteile. Das Finanzamt kann bei fehlenden oder fehlerhaften Aufzeichnungen Schätzungen vornehmen, die zu steuerlichen Nachteilen führen. Darüber hinaus besteht die Gefahr, dass Betriebsausgaben oder Vorsteuerabzüge aberkannt werden. Auch steuerliche Nachzahlungen und Verzugszinsen sind in solchen Fällen üblich. Bei schwerwiegenden Verstößen kommen Bußgelder hinzu, im Einzelfall auch steuerstrafrechtliche Konsequenzen. Die gesamte Dokumentation muss jederzeit vollständig und prüfbar vorgelegt werden. Nachträgliche Korrekturen im Rahmen einer Betriebsprüfung werden in der Regel nicht akzeptiert.

Wie lässt sich die Buchführung rechtssicher umsetzen?

Unternehmen in Hamburg sollten frühzeitig dafür sorgen, dass ihre Buchführung gesetzeskonform organisiert ist. Besonders bei zunehmendem Umsatz oder geplanter Umstellung auf die doppelte Buchführung empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater.

Digitale Systeme können bei der Umsetzung unterstützen, sofern sie den Anforderungen der GoBD entsprechen. Dazu gehören strukturierte Archivierung, sichere Protokollierung und klare interne Abläufe. Entscheidend ist, dass alle Maßnahmen nachvollziehbar dokumentiert und regelmäßig überprüft werden.

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