Innovative Dokumentenmanagementsysteme für Finanzinstitute

Die Banken stehen jedes Jahr vor der gewaltigen Aufgabe, Tausende von Dokumenten und Bildern zu sichten. Dieser Prozess ist komplex und zeitaufwändig, da die Mitarbeiter Anmeldeformulare, Kundenanträge, Finanzausweise und verschiedene andere Dokumente akribisch prüfen müssen. Mit den richtigen Dokumentenmanagementslösungen wie z.B. die Software KORTO sind Banken jedoch in der Lage, wichtige Informationen effizient zu erfassen und aus jedem Papier- oder elektronischen Dokument zu extrahieren und so ihre Abläufe zu optimieren.

Banken Banking — Banken brauchen top Software – und nicht nur für das Banking / (c) pixabay.com –

Was sollte das richtige Dokumentenmanagementsystem beinhalten?

In der sich rasch entwickelnden Landschaft der digitalen Transformation erkennen zahlreiche Branchen den Wert effizienter Dokumentenmanagementlösungen. Angesichts der unterschiedlichen Anforderungen der verschiedenen Branchen sind jedoch nicht alle Systeme universell einsetzbar. So müssen beispielsweise Finanzinstitute, die sich der Digitalisierung unterziehen, strenge regulatorische Anforderungen einhalten.

Cloud-basierte Plattform

Wenn Banken ein Dokumentenmanagementsystem in Erwägung ziehen, bietet die Nutzung einer Cloud-Plattform für die Speicherung und Organisation erhebliche Vorteile. Durch die Speicherung in der Cloud können die Mitarbeiter von jedem beliebigen Ort aus auf die Dateien zugreifen – im Gegensatz zu lokalen Lösungen, die an einen einzigen Standort gebunden sind.

Leistungsstarke Suche

Eine effektive Lösung für die Verwaltung von Bankdokumenten erfordert eine robuste Suchfunktion mit Funktionen für Metadaten und automatische Kennzeichnung, um das Auffinden von Dokumenten zu optimieren. Darüber hinaus ermöglich die Einbeziehung von dataillierten Filtern in die Suchwerkzeuge eine Verfeinerung der Ergebnisse auf der Grundlage spezifischer Kriterien, wie z.B. Zeitraum oder Ort, wodurch die Produktivität und Genauigkeit beim Abrufen von Dokumenten erhöht wird.

Intelligente Organisation

Ein entscheidendes Merkmal von Dokumentenmanagementsystemen für Banken ist die Fähigkeit, die Dateiorganisation zu automatisieren und damit die Effizienz zu steigern und den manuellen Aufwand zu verringern.

Umfassende Sicherheit und Compliance

Um die Daten vor Cyber-Bedrohungen zu schützen, muss ein robustes System zur Verwaltung von Bankdokumenten sowohl bei der Verwendung als auch im Ruhezustand verschlüsselte Daten, anpassbare Berechtigungen zur Kontrolle des Zugriffs und eine gründliche Prüfhistorie zur Nachverfolgung von Dateizugriffen und -änderungen bieten. Darüber hinaus ist die Einhaltung branchenspezifischer Datenschutz- und Sicherheitsvorschriften unerlässlich.

Die Vorteile der Dokumentenmanagementsysteme

Banken können durch die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems, das den Papierverbrauch reduziert und die damit verbundenen Kosten eliminiert, ihre Kosten erheblich senken. Darüber hinaus können durch die Automatisierung manueller Aufgaben einige Sachbearbeiterstellen überflüssig werden.

Für Finanzinstitute wie Banken ist Zeit eine wertvolle Ressource, die klug genutzt werden muss. Eine effiziente Handhabung, Verarbeitung, Überprüfung und Genehmigung von Dokuemten durch die Digitalisierung von Papierkram ist definitiv eine gute Möglichkeit, Zeit zu sparen.

Kunden schätzen Banken mit erstklassigem Kundenservice. Effiziente und präzise Dienstleistungen ziehen mehr Kunden an. Zu den wichtigsten Kundendiensten gehört die Bearbeitung verschiedener Dokumenten, die für unterschiedliche Serviceanfragen benötigt werden. Ein flexibles Workflowsystem in Kombination mit einem robusten Dokumentenmanagementsystem ermöglicht es Banken, Kunden schneller und effizienter zu bedienen, wodurch sich die Wartezeit für die Kunden erheblich verkürzt.

Eine Bank, die ihre vertraulichen Kundeninformationen in physischer Papierform aufbewahrt, hat möglicherweise Schwierigkeiten, die erforderlichen Vorschriften einzuhalten. Im Gegensatz dazu kann eine Bank, die diese Informationen digitalisiert und sicher in einem Dokumentenmanagementsystem speichert, einen einfachen Zugang für autorisiertes Personal und eine gründliche Prüfung gewährleisten und gleichzeitig die Kundeninformationen sicher aufbewahren.

Quelle / Foto: (c) Redaktion