Arbeitnehmerdaten: Was darf der Chef?

Personenbezogene Daten im Unternehmen sind besonders schützenswert. Arbeitnehmer achten genau darauf, ob der Arbeitgeber verantwortungsvoll mit ihren Daten umgeht; Arbeitgeber auf der anderen Seite müssen viele Vorschriften beachten, um in diesem Rechtsgebiet keine Fehler zu machen. Lesen Sie hier, was Arbeitnehmer und Arbeitgeber wissen sollten!

Die Rechtsprechung zum Datenschutz entwickelt sich ständig weiter, auch getrieben von den Entwicklungen in der technischen Datenverarbeitung und -übermittlung. Neue Angebote wie etwa die Cloud-Technologie für die Speicherung von Daten stellen Anwender und Datenschützer vor neue Fragen. Daher ist Rat von spezialisierten Anwälten sinnvoll, sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber, die Fehler bei der Datenverwaltung vermeiden vollen. Die Kanzlei bbs-law aus Hamburg berät umfassend zum richtigen Umgang mit personenbezogenen Daten.

Datenschutz für Arbeitnehmer bezieht sich auf verschiedene Unternehmensbereiche – dies sind die wichtigsten Fragen:

Die Personalakte

Was darf in der Personalakte vermerkt werden? Die Handelskammer Hamburg gibt auf ihrer Website wertvolle Hinweise für Unternehmen. Daten, die für die Erfüllung der Pflichten des Arbeitgebers und für die Wahrnehmung seiner Rechte wichtig sind, dürfen danach in der Personalakte gespeichert werden, beispielsweise

– Name, Adresse, Alter
– Beruf, Qualifikationen und Einsatzfähigkeit
– Familienstand, Anzahl und Alter der Kinder (für Finanzamt und Sozialversicherung)
– Kirchenzugehörigkeit, falls für Steuer von Belang

Die Beschäftigten haben das Recht, die Personalakte einzusehen, auch mit einem Betriebsratsmitglied zusammen.

Der Chef muss nicht alles wissen und schon gar nicht speichern!
Der Chef muss nicht alles wissen und schon gar nicht speichern!

Die Herausgabe von Daten an Dritte

Im Januar 2015 entscheidet der Bundesgerichtshof, dass ein Arbeitgeber die Privatadresse des Arbeitnehmers nicht herausgeben darf. Ein Patient hatte gegen eine Klinik geklagt, von der er die Privatadressen von zwei Klinikärzten erfahren wollte. Die Richter des BGH bekräftigen, dass Arbeitgeber die Daten nur für die Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses erheben und nutzen dürfen. Eine Weitergabe an Dritte ist grundsätzlich nicht zulässig.

Weitergabe von Arbeitnehmerdaten

Die Weitergabe von Arbeitnehmerdaten ist nur erlaubt, wenn sie vom Arbeitsvertrag gedeckt wird. Das ist der Fall, wenn die Informationen den Sozialversicherungsträgern zur Verfügung gestellt werden. Die Weitergabe zum Zwecke der Werbung ist keinesfalls erlaubt, auch an verbundene Unternehmen dürfen Daten nur weitergegeben werden, wenn der Arbeitnehmer konkret zustimmt.

Die Weitergabe von Arbeitnehmerdaten zum Beispiel für die Lohnabrechnung ist ein sehr sensibles Thema. Denn schließlich werden vertrauliche Daten aus der Hand gegeben. Mit dem Dienstleister muss ein besonderer Vertrag abgeschlossen werden. Wenn dieser Vertrag vom Inhalt her oder in der Form mangelhaft ist, kann die Datenübermittlung unzulässig sein und sogar Schadensersatzforderungen nach sich ziehen.

Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass die Daten während des Transports oder während der Speicherung auf Datenträger geschützt sind gegen unbefugtes Auslesen, Veränderung oder Löschung. Auch eine Verschlüsselung bei der Übertragung wird in vielen Fällen nötig sein. Und das zu Recht, denn Arbeitnehmer dürfen sich darauf verlassen, dass mit ihren Daten verantwortlich umgegangen wird.

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