Nicht genug Vertriebler in der Fima?

Überall in der Vertriebsberatung kommt ein Thema zur Sprache: Man findet nicht ausreichend gute und ausreichend viele Vertriebsmitarbeiter. Dies betrifft sowohl den Außendienst als auch das Telefonmarketing. Aber das ist nicht unbedingt Fachkräftemangel – die Unternehmen haben sich das oft selbst eingebrockt.

„Gebt mir einen Hebel, der groß genug, und einen Angelpunkt, der stark genug ist, dann kann ich die Welt aus den Angeln heben.“ Mit diesen Worten veranschaulichte Archimedes eines der grundlegendsten Gesetze der Physik. Im Vertrieb ist es nicht anders. Der Angelpunkt ist ein starkes Produkt. Der Hebel ist eine ausreichend große Anzahl an Top-Verkäufern. Im unternehmerischen Alltag bleibt jedoch eine erhebliche Summe möglicher Umsätze unrealisiert, weil es an Vertriebsmitarbeitern fehlt. Dies können Unternehmen dagegen tun:

(1) Priorisierung des Themas Personal
Steve Jobs wurde einmal danach gefragt, was er Unternehmensgründern empfehlen würde. Seine Antwort: Mitarbeiter Nummer 2 im Unternehmen muss der beste HR-Manager sein, der zu finden ist. Die Entwicklung in den meisten Betrieben ist eine völlig andere.

Vor 20 Jahren fand man in mittelständischen Unternehmen die Personalverantwortung oft noch auf oberster Führungsebene. Doch heute ist der Personalvorstand oder auch der Personalleiter selten geworden. Viele Unternehmen haben nur noch einen Recruiter, manche haben die Gewinnung von Vertriebsmitarbeitern ganz den Führungskräften im Vertrieb auferlegt. Das ist Personalgewinnung durch Amateure und als Nebentätigkeit.

(2) Alle Kommunikationskanäle bedienen
Die kommunikative Lebenswirklichkeit sieht heute so aus: Der Mitteleuropäer verbringt fast zwei Stunden am Tag in sozialen Netzwerken. Mehr als die Hälfte der Internetnutzung erfolgt mittels Smartphone. Fast jeder Zweite zieht die Kommunikation per Chat einer E-Mail vor.

Die aktuelle Studie „Recruiting Trends 2017“ belegt dies auch für Stellensuchende: 46 Prozent der 3400 Befragten gaben an, eine mobile Bewerbung gegenüber der traditionellen Bewerbung zu bevorzugen. Das heißt, Bewerber haben Unterlagen wie Lebenslauf und Referenzschreiben auf dem Handy oder in der Cloud gespeichert und verschicken diese vom Handy aus. Viele haben gar kein Notebook mehr.

Die meisten Unternehmen sind darauf nicht vorbereitet. Sind die Stellenanzeigen für mobile Endgeräte optimiert? Werden die Stellen auch in sozialen Netzwerken ausgeschrieben? Kann man sich per WhatsApp bewerben? Immerhin bietet dieser Messenger den Versand von PDF’s und ist dank Verschlüsselung vertraulicher als jede E-Mail!

Die kommunikative Lebenswirklichkeit in Stellenanzeigen: In vielen finden sich weder Telefon-Nummer noch E-Mail-Adresse für eine unkomplizierte Kontaktaufnahme. Manches Unternehmen vermeidet sogar bewusst Kontaktangaben für Jobsuchende auf der eigenen Website.

Stattdessen wird zunehmend auf Formulare gesetzt, deren Ausfüllen man den Bewerbern aufbürdet. Das mag richtig sein, wenn man von den Bewerbern in erster Linie Geduld, Sorgfalt und einen Sinn für Bürokratie erwartet. Im Vertrieb sind dies nicht die vorrangig gewünschten Tugenden.

5 Tipps für ausreichend Mitarbeiter im Vertrieb.

(3) Maximal schnell reagieren
Der potentiell neue Vertriebsmitarbeiter hat also seine Bewerbung an das Unternehmen abgeschickt. Ist es die einzige Bewerbung die er bisher verschickt hat? Wird er weitere Bewerbungen erst verschicken, wenn er auf diese eine Rückmeldung erhalten hat? Nein und nein. Aber viele Unternehmen erwecken den Eindruck, dass dem so wäre. Mitunter dauert es Tage und Wochen bis der Bewerber qualifiziert kontaktiert wird.

Was spricht dagegen, den Bewerber noch am gleichen Tag anzurufen und sich für seine Bewerbung zu bedanken? Was spricht dagegen, den Bewerber noch am gleichen Tag anzurufen und Fragen zu stellen, die im Laufe des Bewerbungsprozesses ohnehin gestellt werden würden (Gehaltsvorstellungen, Verfügbarkeit)?

Was spricht dagegen, den Bewerber noch am gleichen Tag anzurufen und seine vertrieblichen Fähigkeiten am Telefon abzuklopfen und ggf. sofort einzuladen? Zumeist ist es Punkt (1) der dagegen spricht – es mangelt an Recruiting-Kapazitäten und der Priorisierung des Themas.

Doch Top-Mitarbeiter werden binnen kürzester Zeit nicht mehr verfügbar sein. Wenn man hingegen in der Minute des Bewerbungseingangs zurückruft, dann hält man den Top-Mitarbeiter vielleicht doch davon ab, an diesem Tag noch drei weitere Bewerbungen zu verschicken. Und die Anerkennung, die man als Unternehmen damit dem Bewerber entgegen bringt, gibt vielleicht den Ausschlag, wenn er oder sie die Wahl unter mehreren Stellenangeboten hat.

(4) Personalkapazitäten realistisch planen
Wenn Vertriebsziele nicht erreicht werden, dann ist einer der häufigsten Gründe, dass weniger Mitarbeiter als geplant im Einsatz waren. Der Umsatz-Verantwortliche erklärt dann: „Wir waren letzten Monat unter Plan, weil zwei Mitarbeiter krank waren.“ oder „Wir waren letztes Quartal unter Plan weil wir Anfangs nur 3 statt 5 Mitarbeiter in der Grundschulung hatten.

Der Fehler liegt häufig in der Personal- und Vertriebsplanung. Erst die Beachtung dieser Details macht sie realistisch:
Auch in der Personalbeschaffung gibt es etwas, das Fluggesellschaften „no-shows“ nennen. Nicht jeder, der einen Vertrag unterschreibt, erscheint auch am ersten Arbeitstag. Nicht jeder, der am ersten Tag seinen Dienst antritt, ist im Ende der Woche auch noch da.

Krankenstand und Urlaubstage verteilen sich nicht gleichmäßig über da Jahr. Eine realistische Planung erfolgt monatlich und berücksichtigt Schwerpunkte zum Jahresanfang (Krankenstand) und in den Schulferien (Urlaub). Die Anzahl Arbeitstage schwankt von Monat zu Monat und von Jahr zu Jahr. So hat die deutsche Automobilindustrie im März 2017 11% mehr Umsatz gemacht als im Vorjahresmonat. Ein Grund zum Jubeln? Eher nicht. Der März 2017 hatte zwei Arbeitstage mehr als der März 2016.

Die Gewinnung guter Vertriebsmitarbeiter benötigt zeitlichen Vorlauf. Wer eine Stellenanzeige erst veröffentlicht, wenn einer der Vertriebsmitarbeiter kündigt, liegt wohl beim Umsatz schnell unter Plan. Die Rekrutierung muss der zu erwarteten Fluktuation (planen!) um Monate voraus sein. Denn nicht nur das Recruiting braucht Zeit, sondern auch die Einarbeitung.

(5) Gehalt und Provision Markt- und Bewerbergerecht gestalten
Völlig zur Recht zählt die New York Times Frederick Herzbergs Buch „The Motivation to Work“ zu den 10 bedeutendsten Werken der Wirtschaftsliteratur. Doch in einem wesentlichen Punkt gilt er heute als widerlegt. Das Gehalt ist nicht nur Hygienefaktor, es kann sehr wohl motivieren, besonders zur Vertragsunterschrift. Das Gehalt ist ein Leistungsfaktor, der sehr bewusst wahrgenommen wird und wesentlich für die Entscheidung zugunsten der einen oder der anderen Arbeitsstelle ist.

Die Sicherheit des Arbeitseinkommens ist für Deutsche das zentrale Motiv bei der Wahl ihres Arbeitgebers. Im Vertrieb kommt hierbei der Provision eine wichtige Bedeutung zu. Unternehmen tendieren im Vertrieb leider seit Jahren dahin, das Festgehalt zu reduzieren und den Provisionsanteil zu erhöhen. Das reduziert die Sicherheit für den Arbeitnehmer und das reduziert die Attraktivität des Arbeitsplatzes erheblich. Eine anfängliche Garantieprovision heilt diesen Mangel nicht, denn der Mitarbeiter will auch nach 3 oder 6 Monaten noch seine Lebenshaltungskosten sicher bestreiten können.

Was spricht aus Sicht der Unternehmen für ein geringes Festgehalt und einen hohen Provisionsanteil? Auf diese Weise soll die Zusammenarbeit für Vertriebsmitarbeiter, die keinen Umsatz bringen, weniger lohnend sein. Hinter vorgehaltener Hand ist mitunter zu hören: Die Zusammenarbeit soll dann finanziell so uninteressant sein, dass der Mitarbeiter von selbst geht. Es ist ein Schutz vor Fehlgriffen in der Mitarbeiterauswahl, vor mangelnder Motivation, vor versäumten Kündigungsfristen in der Probezeit.

Womit wir wieder bei Punkt (1) wären. Die Vertriebsorganisation, die dem Thema Personal ausreichend Gewicht gibt, müsste nicht zu einem solchen Mechanismus greifen. Doch die Vertriebsorganisationen, bei denen es an Priorität und Beachtung für Personalthemen fehlt, treiben mit solch einem Gehaltsmodel die Abwärtsspirale bei der Mitarbeitergewinnung weiter voran.

Foto / Quelle: Vertriebsberatung & Interim Manager